E-mail, whatsapp, ligações, videochamadas. Parece que estamos sempre conectados, sempre disponíveis. Mas é aí que mora o perigo: quando a comunicação vira excesso, ela deixa de ser produtiva e passa a ser motivo de estresse. A famosa "cultura da urgência" faz parecer que tudo precisa ser respondido na hora, o que pode levar à ansiedade, sobrecarga e até burnout.
Então, como equilibrar essa comunicação? Aqui vão algumas dicas para usar as ferramentas da forma mais saudável possível.
E-mail: o clássico que ainda funciona (quando bem usado)
O e-mail é aquela ferramenta que a gente ama e odeia ao mesmo tempo. Ele é ótimo para coisas formais ou que precisam de registro, mas pode virar um pesadelo se não usarmos direito. Para evitar isso:
Defina horários para ler e responder e-mails. Nada de checar a caixa de entrada a cada cinco minutos. Isso só atrapalha o foco. O ideal é definir momentos específicos do dia para ler e responder. E envite emails entre 9h e 18h. Hoje é possível escrever a mensagem, mas programar para que seja enviada em horário comercial.
Assuntos claros e diretos. Nada de "Oi, tudo bem?" no título. Seja objetivo: "Reunião alterada para 14h - confirmação necessária".
Cuidado com o CC e CCO. Mandar e-mail para todo mundo da equipe pode parecer eficiência, mas muitas vezes é só excesso de informação. Se não for essencial, evite.
E-mail não é chat. Se precisa de uma resposta rápida, talvez o e-mail não seja a melhor opção. Avalie se um whatsapp ou uma ligação resolve melhor.
Whatsapp: praticidade que precisa de limites
Ele é ótimo para coisas rápidas e informais, mas não é o lugar para discutir projetos complexos ou enviar documentos importantes. Se for uma discussão mais longa ou precisar de registro formal, prefira e-mail. O Whatsapp é melhor para assuntos rápidos e operacionais.
Horário de expediente é horário de expediente. Evite mensagens fora do horário comercial, a não ser em caso de urgência, como uma crise de um cliente, por exemplo.
Ninguém precisa estar online 24h por dia e nem tudo precisa de resposta imediata. A gente se acostumou com a ideia de que, se viu a mensagem, tem que responder. Mas não é bem assim. Cada pessoa tem seu ritmo de trabalho, e não responder na hora não significa que está ignorando
Evite áudios longos no whatsapp. Se precisar mandar um áudio, tente ser objetivo e não ultrapassar um minuto. Se o assunto for mais complexo, pode ser melhor ligar ou mandar uma mensagem escrita organizada. Se a turma não colaborar, considere baixar no celular um recurso que transcreve automaticamente os áudios que você receber.
Ligações e videochamadas: respeito ao tempo alheio
O telefone e as videochamadas ainda são ferramentas poderosas, mas precisam ser usadas com bom senso. Algumas dicas que podem ajudar:
Precisa mesmo ligar? Se for algo simples e não urgente, uma mensagem pode ser mais prática e menos invasiva. Respeite o horário do colega. Antes de ligar, pergunte se a pessoa pode atender. Evita interrupções desnecessárias.
Menos reuniões, mais produtividade. A "fadiga de Zoom" é real. Nem tudo precisa ser resolvido em reunião. Se o assunto puder ser tratado por e-mail ou mensagem, melhor para todo mundo.
Reuniões objetivas. Nada pior do que uma reunião que dura o dobro do tempo porque ninguém organizou a pauta. Seja direto e defina um tempo limite para cada encontro.
No fim das contas, o segredo é usar cada ferramenta de comunicação de forma equilibrada, respeitando o tempo e os limites de todos. Se você fizer parte da liderança de uma empresa, promova um ambiente onde desconectar é permitido e incentivado. Afinal, a produtividade vem de um time descansado e com a cabeça no lugar. Se todo mundo aderir às boas práticas, a rotina fica mais leve, produtiva e saudável!